2010年04月26日

仕事の生産性を上げるためには、スケジューリングが重要です。たとえ単純なルーチンワークであったとしても、ただ与えられた課題を漫然とこなす人と、自分の目の前にある仕事に意味を見い出し、自ら仕事の段取りを作って取り組める人がいた場合、後者のほうが生産性は高いものです。

では、自分で効果的なスケジューリングができるようになるためには、どうすればよいのでしょうか。弊社スタッフのスケジュール管理についてお話いたします。

弊社のスタッフは、日々の業務において「タイムマネジメントシート」を用いています。
これは一日の業務の計画と実績を記録するためのものです。スタッフは、毎回退社前にその日の業務実績を記録すると同時に、次回の業務スケジュールを計画します。これにより自分の業務が計画通りに進んでいるかどうかが一目でわかります。単純に仕事の納期・締切日を設定するのではなく、「○月○日のこの時間帯は××を行う」と仕事の工程を時・分単位にまで落としこむことにより、時間の無駄が省けます。

上段に計画、下段に実績を書き込みます。経験がないと時間が読めませんが、経験があると時間通りに作業を進捗することができます。プロフェッショナルとは成果が問われる人。時間を含め、期待以上の成果を出せることが必要条件です。
弊社の計画の立て方については、3つの鉄則があります。

① 計画は90分単位以内で立てること
人が集中できる時間は90分が限度と言われているためです。あまりにも細分化されたスケジュールを立てて計画倒れになったり、大まか過ぎて仕事が把握できなくなることを防ぐため、90分単位以内という基準を設けています。

② バッファを入れること
想定外の事態などが発生して、緊急性の高い突発の作業を想定し、計画には余裕(=バッファ)を必ず入れます。まとめて入れず、業務の終わり際に入れることにより、時間の浪費が防げます。仕事が終わりに近づくほど、細かい問題に追われるものです。たとえ何もない場合でも、細かい問題に対応する時間を確保する意味でも、理にかなっています。

③ 第三者によるチェックを入れること
一人で完璧な計画を立て、完璧に実行できる人はごくわずかです。弊社スタッフは出勤・退社時に、第三者によるチェック・レビューを受けています。毎回、計画と実績を振り返ることにより、徐々に生産性を高めることができます。

(リサーチャー C.M)

 

 

 



藤田 聰mvajnet at 17:14│コメント(0)トラックバック(0)理想の組織を目指して | コラム
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